公司秘书

公司秘書服務是什麼?

根据香港《公司条例》等普通法规定，每家在香港注册成立的公司都必须指定一名公司秘书。

除了履行法律要求外，公司秘书还是企业与香港各政府机构之间的重要桥梁，确保公司在运营过程中符合法规并保持良好合规记录。

重点提示：

• Even dormant companies are required to have a company secretary
• 公司唯一董事或唯一股东，不得兼任公司秘书；
• 公司秘书可以是自然人或法人实体，但必须居住或注册于香港。
• 在香港注册公司时，必须任命公司秘书
• 公司秘书是企业处理法律及行政事务的核心联络人
• 公司秘书负责维护公司的企业管治

公司秘书的主要职责与责任

公司秘书的职责范围广泛，主要包括以下几个方面：

• Attending to administrative matters
  Part of the company secretary's duties involve to attend to administrative matters such as, Business Registration application and/or renewal, opening a bank account, organising board- and shareholder meetings and taking minutes, and preparing and filing annual returns.
• 确保公司符合法律要求
  公司秘书必须确保公司及其运营符合香港《公司条例》等相关法律法规的规定。因此，公司秘书需要时刻了解最新法规动态，确保企业在经营过程中保持全面合规。
• 担任董事会的专业顾问
  公司秘书同时也是董事会的顾问，就法律事务、企业管治及合规事宜向董事会提供专业意见，协助企业建立完善的公司治理架构。
• Processing share transfers
  The company secretary is responsible for the distribution and transfer of shares to (new) shareholders. Additionally, the secretary can take care of shareholder communication and monitoring, as well as share registration.
• 维护公司法定记录册
  当公司发生变更事项时，公司秘书有责任及时更新和维护公司的法定注册记录册。包括：董事或股东变更；注册地址搬迁；股份数量或持股比例调整等 通过妥善管理这些官方文件，公司秘书帮助企业保持资料完整，并符合香港公司注册处及相关法规的要求。

如何在香港选择合适的公司秘书？

选择合适的香港公司秘书，是您在企业合规管理中最重要的决策之一。这不仅仅是一项行政任务，更是保障公司合法运营与合规地位的关键。以下六个实用建议，将帮助您挑选值得信赖的专业合作伙伴，协助您在香港稳健发展业务。

• 核实 TCSP 牌照
  在香港，任何提供公司秘书服务的个人或机构，均必须持有由香港监管机构发出的信托或公司服务提供者（TCSP）牌照。在选择服务商时，请要求对方提供其牌照号码，并通过香港公司注册处的官方线上查询系统进行核实，以确保其具备合法资质、信誉可靠。
• 透明的收费模式
  当心那些报价异常低廉的服务商——他们往往会排除必要的服务内容或政府规费，让后续成本层出不穷。值得信赖的香港公司秘书服务提供者，会提供清晰透明的收费方案，明确区分服务费用与政府强制收费（例如：周年申报表递交费用及商业登记续期费用），让您一目了然、无隐性支出。
• 了解服务范围是否全面
  有些“基础公司秘书服务”仅涵盖最基本的项目，难以满足香港《公司条例》下的全部合规要求。在选择服务商时，应确保其服务套餐包含所有根据香港《公司条例》规定必须履行的秘书职责，例如法定文件准备、资料更新及年度申报等，确保公司始终符合法律要求。
• 核查专业资格
  一家具备专业资质团队的秘书公司，往往更值得信赖。合格团队应包括特许秘书、会计师或律师等专业人士，他们能够提供超越基础文件递交的综合性企业顾问服务。经验丰富的服务机构不仅能协助您应对复杂的合规要求，还可提前发现潜在风险，避免因疏忽而造成的高昂代价。
• 评估回应速度与沟通效率
  当合规截止日期临近时，您需要的是能够随时联系、迅速回应的合作伙伴。请留意他们回复您的速度与专业程度，以及是否能提供您熟悉语言的客户支持。高效、及时的沟通不仅体现服务质量，也是衡量一家秘书公司是否专业、运作规范的重要标准。

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我们相信，公司秘书不仅仅是法律上的合规要求，更是协助企业稳健成长的重要合作伙伴。合适的公司秘书不仅帮助企业保持合规，更能助您在复杂的营商环境中持续发展。

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我们的公司秘书服务

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• 周年合规服务 每年美金 $1,075 起
  （适合需要持牌公司秘书的香港现有公司)
  服务内容：
  • 担任你的公司秘书，为期 1 年
  • 提供香港注册办事处地址
  • 担任《重要控制人登记册》（SCR）的指定代表
  • 准备及提交周年申报表
  • 商业登记证续期及管理
  已包含在总费用内的政府法定收费：
  • 周年申报表递交费（美金 $25）
  • 商业登记续期费（美金 $25）
  • 商业登记徵费（美金 $285)
• 新公司设立服务 美金 1,600 起 (一次性收费)
  服务内容：
  • 公司注册及名称查册
  • 已包括所有政府公司注册费用
  • 协助开立公司银行户口及提供银行介绍
  • 为银行开户申请提供商业计划书审阅服务

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企业选择更换公司秘书服务的原因很多，例如：

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