公司秘書

公司秘書服務是什麼?

根據香港《公司條例》規定，所有在香港成立的公司都必須委任一名公司秘書。

公司秘書除了是法定要求外，更是公司與香港政府機構之間的重要溝通橋樑。

注意事項：

• Even dormant companies are required to have a company secretary
• 公司的唯一董事不能兼任公司秘書。
• 公司秘書可由一名香港居民、或一間在香港設有辦事處的公司擔任。
• 在香港成立公司，必須委任一名公司秘書。
• 公司秘書是公司處理法律及行政事務的主要聯絡人，確保公司運作合乎法規。
• 協助企業遵守《公司條例》、妥善保存公司記錄、處理年報及法定文件，維持公司正常合規運作。

公司秘書職責及工作內容

公司秘書的日常工作包括：

• Attending to administrative matters
  Part of the company secretary's duties involve to attend to administrative matters such as, Business Registration application and/or renewal, opening a bank account, organising board- and shareholder meetings and taking minutes, and preparing and filing annual returns.
• 確保公司合規運作
  公司秘書的其中一項重要職責，是確保公司及其業務運作符合《香港公司條例》及相關法規的要求。因此，公司秘書必須時刻掌握最新的法律及監管規定，確保公司履行法定責任，避免違規帶來的風險或罰則。
• 擔任董事會顧問角色
  公司秘書同時亦擔任董事會的專業顧問，為董事們就法律、企業管治及合規事宜提供專業意見和建議。這能協助董事會作出更完善的決策，確保公司在法規及良好管治框架下穩健發展。
• Processing share transfers
  The company secretary is responsible for the distribution and transfer of shares to (new) shareholders. Additionally, the secretary can take care of shareholder communication and monitoring, as well as share registration.
• 維持公司法定紀錄
  當公司發生任何變更時，公司秘書有責任更新及保存公司的法定紀錄冊。這些變更包括董事或股東名單的更新、公司註冊地址的更改，或股東持股數量的調整等。公司秘書透過準確紀錄並及時更新相關資料，可確保公司紀錄合法、完善及隨時可供查閱，符合《公司條例》的規定。

如何選擇公司秘書服務？

以下六個實用貼士，可協助你挑選值得信賴、專業可靠的公司秘書合作夥伴。

• 公司秘書牌照
  在香港，任何提供公司秘書服務的個人或公司，都必須持有由公司註冊處發出的「信託或公司服務提供者」（TCSP）牌照。要求對方提供牌照號碼，並可到公司註冊處的官方網上平台核實其真確性。
• 透明收費
  要防範標價異常低廉的服務供應商，這些價錢往往未包含必要的服務內容或政府收費。作為可靠的公司秘書服務商，應提供明確、透明的收費方案，清楚列明服務費與政府法定費用（例如周年申報表遞交費及商業登記續期費）之間的分別。
• 服務完整範圍
  要清楚了解全部服務內容，避免日後產生額外費用或行政風險。有些服務商或只負責基本的合規文件，有些則會包括更全面的支援，例如更改董事或股東資料、處理股份轉讓、更新公司紀錄冊、提交法定文件，甚至提供企業管治及合規顧問服務。
• 專業資格及經驗
  選擇擁有專業資格團隊的公司秘書服務供應商尤其重要，例如具備特許秘書、會計師或律師背景的顧問。經驗豐富的服務團隊，不僅能妥善處理公司日常合規文件，更可提供實用的專業建議，協助你應對複雜的合規及法律問題。
• 回覆速度
  當合規期限臨近時，你需要一個能即時聯絡並迅速處理事務的合作夥伴。觀察他們回覆的速度與專業程度，以及是否能以你慣用的語言提供支援。反應快速、溝通流暢的服務團隊，往往反映公司管理良好、運作專業，亦令客戶在關鍵時刻更安心。

與我們合作

Similarly, we can assist you with Mainland taxes such as China income taxes and global mobility tax issues.

我們深信，公司秘書不只是法定要求，更是協助企業成長的重要夥伴。

We help oversee and advise on the policies, laws and regulations that affect your business and can support with expansion or exit strategies. Besides, we offer a complementary business advice consultation on company structuring, tax advice or offshore operations.

Triple Eight 不僅處理合規文件，亦為客戶提供實際建議，協助制訂政策、遵守法規，並支援企業擴充或退出策略。此外，我們亦免費提供一次商業諮詢服務，涵蓋公司架構設計、稅務建議及離岸業務安排。更多詳情，請瀏覽 Triple Eight 官方網站。

• 善於規劃，準時申報
• 助公司實現策略目標
• 回覆迅速，善於溝通
• 一站式服務，助你營運及拓展業務
• 親切易談，溝通無障礙
• 免費商業諮詢服務

我們的公司秘書服務

HKWJ Group 能為現有香港公司提供全面的一年期合規服務，讓你輕鬆履行法定要求，專注發展業務。

• 周年合規服務 每年美金 $1,075 起
  （適合需要持牌公司秘書的香港現有公司)
  服務內容：
  • 擔任你的公司秘書，為期 1 年
  • 提供香港註冊辦事處地址
  • 擔任《重要控制人登記冊》（SCR）的指定代表
  • 準備及提交周年申報表
  • 商業登記證續期及管理
  已包含在總費用內的政府法定收費：
  • 周年申報表遞交費（美金 $25）
  • 商業登記續期費（美金 $25）
  • 商業登記徵費（美金 $285）
• 新公司設立服務 美金 1,600 起 (一次性收費)
  服務內容：
  • 公司註冊及名稱查冊
  • 已包括所有政府公司註冊費用
  • 協助開立公司銀行戶口及提供銀行介紹
  • 為銀行開戶申請提供商業計劃書審閱服務

更換公司秘書服務

企業選擇更換公司秘書服務的原因很多，例如：

• 回覆查詢慢、效率欠佳
• 收費過高或存在隱藏費用
• 未能準時續期商業登記證
• 錯過法定期限，衍生罰款
• 服務不專業
• 文件或帳單管理出錯
• 對公司運作缺乏了解

若你希望委任我們成為新的公司秘書，我們會確保轉換過程順暢進行。我們會直接與你現任的公司秘書聯絡，接收相關文件並處理其辭任手續，讓你輕鬆完成交接。

公司秘書服務 - 常見問題