在過去的幾年中，遠程辦公、在線會議和視頻會議已經被更廣泛地接受。
隨著這種趨勢，文件簽署也越來越多地轉向電子方式。
本文將探討電子簽名和數字簽名、它們在香港法律中的地位和實際考慮。
什麼是電子簽名？
電子簽名（e-signature）是“electronic signature”的縮寫。 它包括與電子記錄相關的任何字母、字符、數字或其他數字形式的符號，用於驗證所述記錄。
電子簽名和數字簽名之間的區別
電子簽名是一個廣義術語，包括任何表明接受或認證記錄的電子過程。
數字簽名是指一種特定類型的電子簽名，這種簽名被普遍認為是電子簽名的最高安全級別。
數字簽名就像電子指紋，具有獨一無二性。 它使用高級數學算法生成與您作為文檔簽名者相關的編碼消息。 它保證記錄的內容在傳輸過程中不會被更改，並防止在數字通信中冒充和篡改。
市場上有多家數字簽名解決方案提供商，例如DocuSign和Adobe Sign。
香港的電子簽名
監督香港電子簽名規管事項的法例是《電子交易條例》（第553章） (“ETO”)。
《電子交易條例》承認，就法律目的而言，電子記錄在香港具有法律效力。
此外，它承認私營部門使用的一些多重簽名表以及與政府的官方電子通信。
有效性要求
《電子交易條例》規定，不涉及任何政府實體的電子簽名只有在以下情況下才被視為有效：
- 電子簽名附在電子記錄上或在邏輯上與電子記錄相關聯，以表明真實性和認可。
- 簽字人使用可靠和適當的方法傳遞需要簽字的信息。
- 接收方必須同意使用和接收電子簽名。
如果合約涉及任何政府實體，則數碼簽名必須由認可的核證機構（香港郵政或Digi-Sign）簽發的認可數碼證書支持。
使用場合
根據香港法律，大多數合同都承認電子簽名，以下是一些例子。
簡單合同可以使用電子簽名簽署，前提是它們不被排除在《電子交易條例》之外，並且對特定合同沒有具體的限製或要求。
在遵守公司章程的前提下，通常會接受董事會會議記錄和以電子簽名簽署的書面決議。 香港的《公司條例》特別規定以電子方式保存公司記錄。
法定框架允許股東決議以電子形式分發和返回。
限制
《電子交易條例》附表1下的某些合同和文件需要手寫的“墨水”簽名，不能以電子方式存儲。
以下文件僅在香港使用傳統的墨水簽名才被視為有效（《電子交易條例》附表 1）：
- 1.遺囑文件，包括遺囑和遺囑附錄
- 2.信託
- 3.授權委託書
- 4.《印花稅條例》要求加蓋印花或背書的文件（例如租賃、出售物業、出售股票）
- 5.政府的補助條件和政府租約
- 6.有關土地和財產交易的文件
- 7.房地產經紀人與其客戶之間的房地產代理協議
- 8.流通票據
- 9.法院命令或判決
- 10.法院或地方法官簽發的逮捕令
- 11.宣誓和宣誓書
- 12.法定聲明
- 13.匯票（《匯票條例》（第19章））
實際考慮
在對重要法律文件使用電子簽名之前，需要考慮一些實際問題：
- 是否有任何限制適用於該文件？ 《電子交易條例》允許以電子方式簽署嗎？ 還要考慮可能影響電子簽名使用的任何其他情況，例如註冊/備案要求和交易對手的要求。
- 考慮其他相關法域是否降低了電子記錄的證據可信度。 在香港，電子簽名的記錄通常是有效的，可以用作證據。 但是，在某些司法管轄區，它們在法庭上的證據分量可能不如傳統的硬拷貝。.
- 身份認證和條款協議： 雙方都應同意，簽名足以識別簽字人的身份，而且簽字人清楚他們簽字的目的。
- 安全性： 簽字人應確保其電子簽名系統安全可靠。 理想情況下，採用的是使用公鑰或私鑰技術的系統。
- 事先商定程序。 應商定將使用哪種電子簽名系統，哪一方將協調簽名和發出邀請。
- 簽署後：應考慮簽署文件後的步驟，例如保留文檔的印刷版或軟拷貝版本。
HKWJ如何提供幫助
我們可以指導您找到和使用適合貴公司的電子簽名解決方案，並在出現任何爭議時提供法律支持。
在無法使用電子簽名的情況下，如果您不能親自簽名，我們可協助文件的公證、加註和合法化。
或者，委託書也是一種便捷的處理方式，因為指定的代理人可以代表委託人開展業務或完成其他法律活動。
HKWJ Group是一個一站式整體服務提供商和顧問，助力您的公司發展。 在集團內部，HKWJ Tax Law協助財務管理，如工資、簿記和會計，以及稅務和法律事務。 Triple Eight Ltd提供廣泛的專業和企業服務，如公司秘書服務和公司註冊服務。
