在香港處理文件要到外國使用時，經常會聽到「海牙認證」。這個程序是根據《1961年海牙公約》（Hague Convention Apostille）所設立，故名為「海牙認證」，全稱為《取消外國公文認證要求的公約》（海牙公約）認證。

海牙認證是甚麼？

簡單來說，海牙認證 （Apostille）是一個由香港高等法院簽發的官方認證（貼有印章標籤），用來確認文件簽名、簽署人身份、或蓋章的真實性。

一份經過海牙認證的文件，可在所有加入海牙公約的國家合法使用，毋須再經外國使領館認證。對於需要提交海外政府、銀行、學校或企業使用的文件，這是最快捷的認證方式。無論您是準備在海外註冊公司、開立銀行帳戶、入學、移民或法律程序，海牙認證都是確保文件在海外獲得承認的重要步驟。

辦理流程及費用

以下是在香港辦理海牙認證的基本流程：

1. 文件公證或認證：
   若為非官方文件（如公司授權書、個人宣誓文件），必須先由香港公證人或律師進行認證。
   
2. 高等法院申請海牙認證：
   向香港高等法院登記處（Apostille Service Office）遞交文件申請。
   
3. 簽發 Apostille 貼紙：
   法院審核後會在文件上貼上海牙認證標籤，蓋印、簽署。
   
4. 領取文件：
   可以親身領取或授權代辦公司代取。

所需資料

• 申請簡述（如用途、文件使用地點）
• 申請人身份證或護照
• 需認證的文件

在香港，常見的海牙認證文件如下：

• 出生證書、結婚證書、死亡證書
• 商業登記證（BR）、公司註冊證（CI）
• 公司文件（如董事會決議、授權書）
• 律師或會計師出具的聲明／證明文件
• 學歷證明、成績單

所需費用

每份海牙認證文件的官方收費為港幣 125元（以高等法院現行收費為準），如委託我們代辦，我們會提供透明報價，視乎件數及文件性質而定。

若不熟悉申請程序， 可以交由 HKWJ Tax Law 為你代辦海牙認證，全程協助準備所需文件，確保順利辦理。

所需時間

一般而言，親自申請約 1 星期內可完成；若透過我們代辦，可縮短等候時間 (視文件性質與遞交時間而定)。如文件急需在海外使用（如設立公司、開戶、簽合約等），建議盡早代辦，避免延誤行程。

注意事項

• 文件需為原件或經認證的副本；影印件或掃描件不可受理。
• 文件語言如包含外文，建議同時提供譯本，以方便海外使用。
• 若為公司文件，請確保已由公司秘書或律師妥善簽署。
• 若申請人非文件持有人，代辦時需提供授權書。

接受海牙認證的國家／地區

截至2024年，超過120個國家／地區屬於《海牙公約》成員，包括英國、美國、法國、德國、意大利、澳洲、日本、韓國、新加坡等。

若目標國家不是公約成員國（如中國內地、越南、阿聯酋、加拿大等），便需要進行「合法化」（Legalisation）程序。

「合法化」程序（Legalisation）

例如內地文件要在中國以外地區使用，首先文件需要在當地做公證，然後須由中華人民共和國外交部或中國領事館加簽認證。至於任何在香港使用的中國內地文件，亦需要經由中國外交部公證和確認。

另一邊廂，在中國大陸使用的任何香港文件，無須由公證人進行公證，但需要由一名合格的香港律師進行認證，前提是該律師已被中華人民共和國指定為中國委託公證人（CAAO）。 然後文件需要由中國法律服務（香港）有限公司（CLS）進行合法化認證，才能在中國大陸獲得正式認可。

簡單而言：

• 海牙認證（Apostille）： 用於海牙公約國家。
• 合法化（Legalisation）： 用於非公約國家（如中國內地），文件須經外交部及駐港領事館加簽認證。

若不確定文件應該辦哪一類認證，HKWJ TAX LAW 專業團隊，可為您初步免費評估，節省時間與成本。

海牙認證個案

例子1：在中國大陸使用的香港授權委託書和在香港使用的中國內地死亡證明

我們在香港有一個客戶，他的姑姑在中國大陸去世。 在香港申請遺囑認證時，需要有遺囑。 然而，不清楚客戶的姑姑是否有遺囑或做過任何遺產規劃。 因此，需要通過香港律師會進行遺囑查詢。

如果他姑姑在香港去世，遺囑查詢就會更加簡單和直接。 客戶只需向協助遺囑認證的律師提供香港醫院出具的死亡證明即可。

然而，由於這位女士在中國大陸去世，香港律師需要中國大陸醫院出具的死亡證明，並經中國外交部認證，才能在香港進行遺囑查詢。

因此，委託人指定了一名中國內地的律師協助對死亡證明進行公證和“確認”。 要做到這一點，當事人必須向中國內地的律師提交一份授權委託書和一份聲明，以證明當事人與其姑姑的關係。 由於這兩份文件將在中國大陸使用，需要由一名中國委託公證人進行認證，隨後由中國法律服務（香港）有限公司進行合法化認證。

之後，文件被轉交給中國內地律師，以協助死亡證明的公證和合法化。 讓事情變得稍微複雜的是，當事人的父親和姑姑都出生在戰爭年代。 因此，沒有直接的證據可以證明我們的當事人和她姑姑的關係。

我們通過與中國委託公證人、中國法律服務（香港）有限公司、中國內地律師和中國內地公證人的密切合作，協助委託人製作授權委託書和聲明，並為其出具了證明。 我們準備了一套間接證據，證明了我們當事人和她姑姑的關係，並被所有當事人認可。

一旦授權委託書和聲明得到認可，中國委託公證人和中國法律服務（香港）有限公司立即對這些文件進行了證明、核證和合法化。 不過，必須指出的是，讓各方認可授權委託書和聲明的過程長達五個多月。

這些文件隨後被轉交給中國內地律師， 如上所述，死亡證明首先由當地公證處進行公證，然後由外交部進行認證。 在收到經公證和認證的死亡證明後，我們得以在香港進行遺囑查詢。

例子2：中國大陸出具的授權委託書在羅馬尼亞使用

我們在中國大陸的另一個客戶，被要求向一家羅馬尼亞稅務公司提供一份授權委託書，以便進行稅務登記。 我們協助客戶同時用羅馬尼亞語和簡體中文為中國內地公證人準備了授權委託書。

此外，我們還幫助客戶安排必要的預約，讓客戶在中國內地公證人面前簽署授權委託書。 隨後，我們與中國外交部的“授權代理人”約定，協助授權委託書獲得中國外交部和羅馬尼亞駐中國大使館的合法化認證。

只有在一線城市（如北京、上海和深圳），才可能與中國大使館直接取得聯繫。 否則，您需要找當地城市的「授權代理人」，尋求協助辦理合法化認證。

為何選擇 HKWJ Tax Law 代辦海牙認證？

我們是香港專業的企業服務供應商，多年為本地與國際客戶提供：

• 文件公證、海牙認證及合法化服務
• 一站式處理，讓您毋須親自前往高等法院
• 明確收費，快速處理，確保文件被海外機構接受

透過我們的代辦海牙認證服務，您可專注業務發展，我們負責處理繁瑣程序。若想了解更多或需要代辦海牙認證服務，請即與我們聯絡。我們團隊將根據您的情況，提供最合適的建議與報價，助您快速、安全完成文件認證。