在过去的几年中，远程办公、在线会议和视频会议已经被更广泛地接受。
随着这种趋势，文件签署也越来越多地转向电子方式。
本文将探讨电子签名和数字签名、它们在香港法律中的地位和实际考虑。
什么是电子签名？
电子签名（e-signature）是“electronic signature”的缩写。 它包括与电子记录相关的任何字母、字符、数字或其他数字形式的符号，用于验证所述记录。
电子签名和数字签名之间的区别
电子签名是一个广义术语，包括任何表明接受或认证记录的电子过程。
数字签名是指一种特定类型的电子签名，这种签名被普遍认为是电子签名的最高安全级别。
数字签名就像电子指纹，具有独一无二性。 它使用高级数学算法生成与您作为文档签名者相关的编码消息。 它保证记录的内容在传输过程中不会被更改，并防止在数字通信中冒充和篡改。
市场上有多家数字签名解决方案提供商，例如DocuSign和Adobe Sign。
香港的电子签名
监督香港电子签名规管事项的法例是《电子交易条例》（第553章） (“ETO”)。
《电子交易条例》承认，就法律目的而言，电子记录在香港具有法律效力。
此外，它承认私营部门使用的一些多重签名表以及与政府的官方电子通信。
有效性要求
《电子交易条例》规定，不涉及任何政府实体的电子签名只有在以下情况下才被视为有效：
- 电子签名附在电子记录上或在逻辑上与电子记录相关联，以表明真实性和认可。
- 签字人使用可靠和适当的方法传递需要签字的信息。
- 接收方必须同意使用和接收电子签名。
如果合约涉及任何政府实体，则数码签名必须由认可的核证机构（香港邮政或Digi-Sign）签发的认可数码证书支持。
使用场合
根据香港法律，大多数合同都承认电子签名，以下是一些例子。
简单合同可以使用电子签名签署，前提是它们不被排除在《电子交易条例》之外，并且对特定合同没有具体的限制或要求。
在遵守公司章程的前提下，通常会接受董事会会议记录和以电子签名签署的书面决议。 香港的《公司条例》特别规定以电子方式保存公司记录。
法定框架允许股东决议以电子形式分发和返回。
限制
《电子交易条例》附表1下的某些合同和文件需要手写的“墨水”签名，不能以电子方式存储。
以下文件仅在香港使用传统的墨水签名才被视为有效（《电子交易条例》附表 1）：
- 1.遗嘱文件，包括遗嘱和遗嘱附录
- 2.信托
- 3.授权委托书
- 4.《印花税条例》要求加盖印花或背书的文件（例如租赁、出售物业、出售股票）
- 5.政府的补助条件和政府租约
- 6.有关土地和财产交易的文件
- 7.房地产经纪人与其客户之间的房地产代理协议
- 8.流通票据
- 9.法院命令或判决
- 10.法院或地方法官签发的逮捕令
- 11.宣誓和宣誓书
- 12.法定声明
- 13.汇票（《汇票条例》（第19章））
实际考虑
在对重要法律文件使用电子签名之前，需要考虑一些实际问题：
- 是否有任何限制适用于该文件？ 《电子交易条例》允许以电子方式签署吗？ 还要考虑可能影响电子签名使用的任何其他情况，例如注册/备案要求和交易对手的要求。
- 考虑其他相关法域是否降低了电子记录的证据可信度。 在香港，电子签名的记录通常是有效的，可以用作证据。 但是，在某些司法管辖区，它们在法庭上的证据分量可能不如传统的硬拷贝。.
- 身份认证和条款协议： 双方都应同意，签名足以识别签字人的身份，而且签字人清楚他们签字的目的。
- 安全性： 签字人应确保其电子签名系统安全可靠。 理想情况下，采用的是使用公钥或私钥技术的系统。
- 事先商定程序。 应商定将使用哪种电子签名系统，哪一方将协调签名和发出邀请。
- 签署后：应考虑签署文件后的步骤，例如保留文档的印刷版或软拷贝版本。
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